24.11.2021

Hybride Events: Die digitale Lösung der Zukunft?

Ein Interview mit Till Wolter, Director MICE Sales

Besonders die Hotel- und Reisebranche wurde von der Pandemie getroffen. Neben ausbleibenden Übernachtungen wurden auch sämtliche Tagungen abgesagt oder rein online durchgeführt. Nicht zuletzt daher ist es an der Zeit, neue Konzepte für Tagungen und Konferenzen zu entwickeln. Eines davon: Hybride Events. Viele Arbeitnehmende und Entscheidungstragende kamen in den Genuss von Home-Office und Remote Working und möchten diese Vorzüge weiterhin in ihr Arbeitsleben einbauen. Wie sich das in der Praxis kombinieren lässt, haben Till Wolter, Director MICE Sales und sein Team in den letzten Monaten analysiert:

 

Was sind hybride Events und in welchen Hotels sind diese bei der GCH Hotel Group möglich?

Bei der Idee der hybriden Events verbinden wir den persönlichen und den digitalen Kontakt. Möglich ist eine Vernetzung der Teilnehmenden vor Ort mit den Teilnehmenden im Stream, um beispielsweise verschiedene Firmenstandorte miteinander zu verbinden, Fachtagungen zu realisieren und Produktpräsentationen durchzuführen. Dabei ist von kleinen Themenvorträgen bis hin zu Fernsehsettings für große Events alles möglich. Grundsätzlich angeboten werden kann das in allen Hotels der GCH Hotel Group, die über Meetingkapazitäten verfügen. Hybride Events können sehr unterschiedlich sein, von daher ist es möglich, dass wir ganz ohne externe Technikpartner auskommen oder eben mit und für Kunden technische Ausstattung dazu mieten, was die Variabilität für uns und die Kunden erhöht. Von kleinen Board Meetings bis zu großen Streaming Events ist da, je nach Hotel, alles umsetzbar.

 

Welche Vorteile haben hybride Events?

Hybride Events verbinden, ganz wie der Name schon sagt, das Beste aus zwei Welten. Wir haben eine lokal begrenzte Vor-Ort-Veranstaltung, an der zusätzlich eine theoretisch unbegrenzte Anzahl an Personen online teilhaben kann. Zusätzlich können wir gerade in Pandemiezeiten und unter den gegebenen Umständen die Sicherheit und Hygiene garantieren, die für die Vor-Ort-Teilnahme notwendig ist. Und wir entwickeln uns natürlich weiter, denn die Digitalisierung macht auch vor der Hotel-Eingangstür nicht Halt. Ein Anstieg der Nachfrage an digitalen Events ist hier bereits seit mehreren Jahren zu erkennen.

 

Wie werden diese Veranstaltungen coronakonform umgesetzt und wie laufen sie ab?

Um diese Frage genau zu beantworten, müsste man 16 verschiedene Regelungen aus 16 Bundesländern zitieren, die ständig angepasst werden. Daher nur kurz: Wir halten uns an die jeweils gültigen Vorgaben der Behörden und sind hier auch immer auf dem neuesten Stand. Natürlich gibt es überall entsprechende Hygieneregelungen und es wird auch auf deren Einhaltung geachtet. Der Vorteil einer hybriden Veranstaltung ist, dass die Regelungen für die Teilnehmenden vor Ort problemlos angewandt werden können und trotzdem zusätzlich alle „virtuellen“ Teilnehmenden teilhaben können, die sowieso „sicher“ sind. Wir achten in den Hotels auf alle Abstandsregelungen und haben die Kapazitäten der Räume entsprechend angepasst. Zudem gibt es angepasste Kaffeepausen und Mahlzeiten mit hygienesicheren F&B-Konzepten.

 

Wie kam die Idee und Umsetzung bei den Kunden an?

Hybrid Meetings sind aktuell definitiv ein Megatrend. Es gab diesen schon vor der Pandemie, aber nun ist das Thema definitiv in das Zentrum des Interesses gerückt. Teilweise ist hier der Hype größer als der Trend an sich. Kurz gesagt: Ja, Kunden fragen danach, buchen auch solche Veranstaltungen und es wird sicher ein fester Bestandteil der Meeting-Landschaft, aber letzten Endes nicht in dem Außmaß, wie man vielleicht denken würde. Der Mensch ist eben ein soziales Wesen und will sich generell persönlich mit anderen Menschen austauschen. Daher freut es mich ebenso, auch generell im Hinblick auf das Hotelbusiness, dass die Anfragen nach ganz „normalen“ Präsenzmeetings gerade wieder zunehmen. Auch diese sind weiterhin natürlich in fast allen Hotels der GCH Hotel Group möglich.

 

Was beinhalten die Tagungspakete für die Ausrichtenden und was können Sie empfehlen?

Tatsächlich können wir hier nicht wirklich fertige Pakete schnüren. Warum ist das so: Wir bieten unsere Standardpakete und dann muss uns der Kunde sagen, was er will und braucht. Es gibt lokale, regionale und überregionale Technikanbieter, die Preise sind überall unterschiedlich und manchmal brauchen Kunden auch gar nichts Zusätzliches – eigene Notebooks, Notebook-Kameras und eine entsprechende App, Anwendung oder Software wie Microsoft Teams, Zoom oder - ganz verrückt - Houseparty reichen schon. Handy geht übrigens auch. Man sieht, das ganze Thema hybride Events ist beliebig anpassbar und kann für alle Kunden und Veranstaltungen individuell personalisiert werden.

 

Sehen Sie hybride Events auch als Modell für die Zukunft, zum Beispiel nach Corona?

Ja, Hybrid ist gekommen, um zu bleiben. Inwiefern es andere Event-Möglichkeiten ablöst oder verdrängt, wird sich zeigen. Letztendlich ist die Meeting-Landschaft sehr groß und vielfältig, ich erwarte also eher, dass hybride Events ein weiterer, mal kleinerer, mal größerer, Teil in diesem sehr diversen Bereich sein werden.

 

Redaktion: Jan Möller